會議科技發展趨勢與值得關注的幾個議題

不論是從臺灣過去數十年來的經濟發展脈絡、或是最近跟隨德國工業4.0倡議而推動的生產力4.0計畫，科技一直都在我國的社會、經濟發展上，扮演著引領趨勢的角色。

自許為服務業的火車頭產業，會展產業當然也不能自外於全球科技進展的趨勢；然而在台灣目前喊得震天嘎想的生產力4.0發展計畫中，卻似乎找不到會展產業的位置，科技發展究竟應該在會展產業裡扮演什麼樣的角色，或者說會展產業應該如何看待甚至適應這一波科技進展的趨勢呢？

 

會展協會在今年的一個關於會議產業發展趨勢的研究中，探討了德國、美國等會議產業較先進的國家，對會議產業長期發展趨勢的觀點，可發現各國的趨勢預測，有相當高的比例皆著眼於評估新科技在產業未來發展中的角色、以及所可能帶來的衝擊。在彙整該研究所提出的科技發展趨勢前，我們先看一下傳統產業觀點中，科技所扮演的角色，也許更可以經由對照，讓我們在思考此一議題的挑戰時，有更清晰的脈絡可循。

從G. Fenich在2012出版的教科書”Meeting, Exposition, Events, and Convention -An introduction to the industry”，以及PCMA(Professional Convention Management Association)在2009年所出版的 ”Meeting Management -Comprehensive strategies for meeting, convention and event”（CMP證照考試的建議參考書）等兩本完整介紹會議產業的著作中，科技所扮演的角色，都是類似會議籌辦的「工具箱」，所涵蓋的內容大致包含以下幾個主題：

1. 電腦軟體運用，文書處理、簡報、試算表等。

2. 網頁設計，行銷文宣發送、線上報名、公告等。

3. 設計軟體運用，場地佈置、視覺設計等。

4. 辨識設備，RFID裝置、觀眾回應設備(ARS)等。

5. 影音技術，展示、音響、遠距會議等。

6. 社群媒體運用，推廣、互動交流等。

7. 無線網路環境、行動裝置等。

從以上的應用範圍，可以看出科技在會議產業上所扮演的，是籌辦工具，目的在於使會議的行銷、後勤、流程能夠更有效率，對會議內容的影響很小也不是那麼直接。

接下來再看看，從幾個會議產業較發達的國家（主要是德、美、新等國）對會議產業未來趨勢研究中，所彙整出科技對產業影響的幾個值得我們繼續關注與探討的議題：

1. 新形式的資訊化技術將影響會議活動策劃
大部分的人幾乎可以在任何時地存取任何資訊，因此對會議的組織、內容、籌辦方式都會產生結構性的影響。雲端儲存、行動裝備、物聯網對於與會者資料存取、甚至交通安排方式都會產生影響。

2. 社群媒體以及智慧型裝置，將影響會議的知識傳播與社交活動
虛擬化技術的日漸成熟，加上社群媒體以及智慧型裝置的普及，對實體會議的知識傳播甚至社交功能都將造成衝擊，會議產業開始思考要如何因應這種變動；如講者利用虛擬設備可以不用實體出現達到幾乎一樣的互動效果。

3. 科技產生虛擬活動的聯結，使虛擬和現場活動界線將變得模糊
不同時間地點的群體，運用科技產生虛擬的聯結進行溝通與協作，在未來會議產業中會愈來愈重要，同時也使得會議的內容延續更長的時間。會前的導覽與研討、會後的持續討論都可在不受限於空間的虛擬空間中進行。

4. 會議的互動性形成更深的會議體驗
以更先進的人機介面，如語音、姿態辨識等，提升會議的互動性形成獨特體驗，成為未來會議的主流，甚至成為會議的關鍵成功因素。與會者很容易便可以透過具有先進人機界面的智慧型手持裝置、以及會議展示科技設備的互動，在會議上與講者和其他與會者更積極與密切的互動，形成更深的會議體驗。

5. 無線網路為基礎的會議環境，改變了目的地間的競爭準則
以無線網路為基礎的科技設施所促成的智慧型目的地，提供與會者無縫移動的體驗，將成為目的地競爭的重要準則，也會使得會議的舉辦有更多突破空間侷限的可能性，除了籌辦效率的提升外，更重要的是有助於提升會議活動的體驗。

6. 資訊與個人隱私的安全保證將是會議組織者的一項挑戰
資訊與個人隱私的安全保證，在科技高度運用下成為複雜且重大的挑戰，直接衝擊會議籌辦者。

從以上關於科技趨勢對會議產業影響的探討中，不難發現科技在會議產業所扮演的角色，已經從傳統觀點中科技是會議籌辦的「工具箱」(toolbox)，移轉到科技是會議內容與體驗的「驅動者」(enabler)；雖然會議籌辦上仍然需借重科技來提升行銷與運籌管理上的效率，但長期而言，科技對會議產業的本質所造成的影響卻也不容小覻！

本文提出會議科技後續值得探討與研究的議題(research agendas)，希望能拋磚引玉，引起國內會議的產官學界能持續關注會議科技這個主題，並激發更多的討論與創意，期能創造臺灣會議產業更多的機會與競爭優勢。

【本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼】