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互動交流成為激發千禧世代參加會議活動的原動力



2017 第六期電子報-專題報導

2017-06-16

互動交流成為激發千禧世代參加會議活動的原動力

每年都有數百萬場的會議正在舉行,然而這麼多的會議是否具有生產力?是否能激發與會者?是否能對千禧世代(Millennials多指八十年代以後誕生者)這些未來領導者產生激勵的作用?

欲回答這些問題,首先要瞭解人們為何要參加會議?千禧世代雖然受到網路科技對他們如何溝通如何進行商業活動的影響,至為深遠,但他們已漸瞭解到網路科技不是生命的全部,還是需要人與人面對面的溝通接觸,更期待客製化的學習體驗,來擴張其人脈與便於溝通交流,藉以磨練他們的專業發展,因此,如同其他世代一樣,千禧世代也漸重視面對面會議帶來的價值。

既然瞭解到千禧世代的需求,到底會議產業是否已做好準備工作,來滿足他們的需求,來激勵這些未來的企業領導者?」根據Imago Venues於今年四月發表的研究報告,此一研究議題獲知,分組座談(Breakout Sessions)係提供與會者討論他們所獲得新知以及交換不同意見的絶佳機會,因此,活動主辦單位需要善用分組座談,俾譲與會者充分學習及發揮彼此的互動交流效果。研究報告亦發現,與會者往往偏好與其他與會者或夥伴互動,而不見得是偏好與會議講者互動,因此會議籌辦單位與場舘設計者宜及早因應此一趨勢,俾營造出便捷的交流環境。

根據Imago Venues調查研究,若從回收問卷的結果看出,與會者不認為參加面對面的會議主要係為了汲取技術性的新知,因類似資訊很容易自網上取得,而他們在意的是創造人際關係及情感連結,這些將有助於人際關係的發展及事業的成長。 千禧世代追求的目標,乃為發揮其專業優勢與能力上的指導,而視參加會議為獲取上項能力的良機。準此,會議籌備者為激勵未來的領導者,會議除需達成主辦者所設定達成的目標外,亦需滿足與會者的目標,亦即需留意所提供會議的各項內容,更應提供與會者如何達成他們欲達成的明確指標以及他們想要獲取的明確行動,確知該項行動可以有效的傳遞及帶來良好的影響效果。以上足見與會者比會議主辦者更專注在目的性報酬之回報,因此在諸多的會議舉辦當中,籌辦單位必須確保他們不祗是本身成本與效益,而須提供每個與會者較高的投資報酬率。對千禧世代而言,參加會議臨場的感覺是重要的,當會議結束後若能帶著正向的感覺離開,當可強化投入的時間與精力的回收,且讓他們感受到彼等在組織中擁有較好的影響力。

從主辦單位及場館的角度,場所設施要配合調整與改善,設施更應具備彈性,設法提供與會者额外的參與價值,使與會者可以充分發揮他們參與的機會,例如與會時若能有機會在交流場所與一家公司的CEO或者經理人交談互動,均能對他們有所啓發,甚至帶來事業上莫大的激勵效果。十分明顯的,會議場所以外的地方是較受歡迎的交流與建立人際關係的場所,人們期盼會議不要太冗長,宜挪出更多時間供與會者相互交流,故主辦單位與場館業者需提供與會者彼此可以互動交流的空間、環境與機會,且要保留彈性,讓與會者得以彼此互動。

如何成功激勵這些未來的企業領導者?主辦單位在選擇可以激發與會者的主講人時,確是一項重大挑戰,若選一位名氣大的講者,固然能引起吸睛效果,但恐怕只能靠他的背景來吸引與會者,而千禧世代所企盼的主講人,是能夠打動或激發與會者的心,帶來熱情與熱誠(Passion and Enthusiasm)。從問卷調查中得知,與會者心目中最理想的演講內容,依重要性排序為:
1、激發熱情與熱誠(98%)
2、建立與會者的互動關係(91%)
3、新創意與思維(91%)
4、專注與會者在意的內容(90%)
5、使用有力的圖檔或故事方式傳遞分享訊息(89%)
由此可見一位優秀的講者必須具備強化與會者連結關係的能力,燃起千禧世代事業上的熱情,因此講者若能從自己過去的生活談到自身的體驗,或可激發聽眾的同理心,並自演講者的情緒與誠意中感受到真誠的效果。p

另外,雖然會議科技對幫助千禧世代進行溝通係一項有用的工具,但必須審慎運用,以避免造成脫離會議主軸。千禧世代善用網路科技,調查顯示遊戲化及互動式的網路科技將有助於激發25歲與會者的興趣,但是科技必須先有策略性的目標,並不應祇是作為科技使用,與會者清楚瞭解科技之目的係為互動需要,並使過程中有表達意見的機會,而且使用遊戲與科技可以達到活潑有趣及享受相關內容的目的。但據調查,主辦單位在實務上仍未充分運用科技。衹有66%的主辦者表示他們舉辦會議已開始導入網路科技。尚未全面普及化的原因,或許是因成本考量,或是缺乏網路科技在會議上運用的瞭解。社群媒體不必然會刺激人們參加會議,但是61%的與會者與51%的主辦人相信社群媒體是創造認知有幫助的工具;但調查顯示主辦者並未充分利用此一平台來推廣正確的訊息。總之,提供千禧世代會議科技以滿足其個人化的需求,確屬重要,可以確保與會者感到受重視,鼓勵創新與創意的平台也可以有助於他們集中注意力,因為一般千禧世代的專注力僅維持6秒鐘。