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2016-08-31
【2016年文章分享】第十一期電子報-專題報導

Meeting Design – 西瓜營的體驗

本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼

 

     對會議公司(PCO)而言,貼心的會議接待、有效的後勤支援、以及精準的財務控管是對會議客戶的最佳服務,然而,談到會議的「內容」(主題、講者、以及研討),大部分人都認為那是主辦方的「專業」領域,尤其是專業協會/學會的會議更是如此。然而,會議的真正核心,是透過會議的「內容」成就一個會議以外的世界所欲達到的目的,而欲達成此一目的,會議中是否能經由知識的交流與溝通,讓與會者獲得足以改變其行為的體驗,才是會議是否能在此一目的上有所貢獻的關鍵因素。


     「Into the Heart of Meetings」一書的作者之一,Mike van der Vijver,拋出了一個問題:「國際權威的外科醫師,在外科醫學上的成就無庸置疑,擔任外科醫學會議的大會主席亦天經地義,但是,他的外科醫學專業,要如何用在『設計一個經由有效交流與溝通改變與會者行為的會議』上呢?」。在此「外科醫師」只是「專業」會議內容的一個代表,他也可能是「無線通訊」、「財務金融」等權威學者專家。Mike所提出的這個疑問,就是Meeting Design這個議題背後的動機。


     Mike在中華國際會議展覽協會會員,滙集國際股份有限公司的邀請下,來台主持一個由中華兩岸知識技能交流協會主辦的「亞太會展人才培育營」(英文是Watermelon Camp,希望與會者都成為meeting design的西瓜種子吧!),希望能在台灣推動Meeting Design。筆者「越齡」報名參加了這個年輕的營隊(目標與會者是18~35歲的青年,筆者顯然「跨越」了這個世代!但還是鼓起勇氣去跟年青世代「打成一片」)


     在三天的營隊活動中,透過了各種互動、溝通、甚至表演等各種多元型式的設計,Mike與主辦單位示範並展現了一些在Mike的書中所欲傳達的訊息;Mike認為,會議的設計,就跟做菜的廚師、編舞的舞者、以及圖象設計師一樣,會議設計師需要瞭解有關會議的各種層面;情感的與理性的,包括會議的本質是什麼、有哪些基本要素、會議跟人類每天進行的溝通有什麼不同、溝通在什麼時機才會變成會議等。


     Into the Heart of Meetings這本書中的主要論點之一是在於指出:以溝通的手段而言,與會者真實地出現在會場大家面對面產生連結,是會議最重要的特徵,會議的的各種面向,從理性到感性的互動,在在都與身體的體驗息息相關,不論從哲學或科學的觀點,心智與身體間的互動與相互影響,都已經被討論了數百年,至今我們仍然不是非常的理解其中的奧妙,運用也是十分有限,心靈的直接交流是最有效的溝通,也是人類最終的期待,但截至目前為止,人類在這部分的開發成果仍十分有限,我們必須透過實體(含眼、耳等器官)才有能力「交流」,因此,如何設計這種交流以達到溝通的目的,進而能產生改變行為的效果,影響了人們如何學習、互動、進行知識傳遞與轉換、以及決策,而這些都可以或必須在會議中實現,所以,從與會者在會議中的交流體驗,到會後如何處理這些體驗,都是會議設計師在會議效果上應考量的因素。


     因此,為了在營隊中實際呈現以上觀點的重要性與可行性,Mike的每一次出現,都會帶來不同型式的互動,肢體的或是語言的、或兩種同時,他基本上相信與會者的實際互動才能真正導致會議體驗,而會議設計師的任務,是讓那些互動發生,但不僅僅是設計一個情境(如茶點時間)讓互動有機會發生,例如,對初次見面的陌生人而言,並不是每個人都很善於開啟一個話題(在台灣、其實是大部分人都不善於),所以透過一些小小的設計(例如在身上掛的識別證上,除了本人姓名外,另外寫上最想共進晚餐的古今中外人士;在開場玩自我介紹遊戲時,特別要求要瞭解對方的寵物等等,都是一種「開啟話題」的設計),來達到降低互動障礙,達成有效溝通的目的,很實用也令人印象深刻。


     Mike也很擅長透過人的移動,把「交流」這件事落實,整個活動下來,只要是Mike主持,印象中就是不斷在遇到新的伙伴,共同完成一個小任務,打散,繼續下一個任務,又認識新伙伴。有時,穿插一個「用腳投票」也是一個很有趣的設計,當需要大家表達看法時,不用舉手、不用點名,利用空間讓意見一樣的人「物以類聚」聚集在一起,大家就在不斷的移動、認識、自然的交談一下,繼續移動、認識,最後發現,沒有人有時間拿出手機來滑或是發呆放空,都能很專注在當下的主題跟發生的事情,當老師的我不禁心想,我的課堂也應該是這樣!


     本次的營隊,用「馬戲團」當作主題(Theme),也呼應了Mike在into the heart of meetings裡面另一個重要的觀點 : 會議是一個舞台(Meetings are a stage)。除了搭建舞台讓與會者能夠上台「演出」(被別人看到、也看到別人)外,「舞台」另一個重要的概念是「虛構的」,主要是想表達會議本身不是在一個(與主題相關的)真實情境中;第一次聽到這個概念時,覺得有點難理解,Mike在他的書裡,用了兩個例子來解釋這個概念,其中一個如下所述:
 

聯合國的一個小型研討會,主題為東南亞國家的嬰兒營養問題,在芬蘭的赫爾辛基召開,在世界衛生組織(WHO)日內瓦總部工作的馬來西亞籍醫生、以及倫敦經濟研究機構的主管受邀發表演說,與會者也參加了如何在熱帶國家生產糧食的工作坊,會議的目的在於如何增進國際援助,以有利於改善亞洲孩童營養不良的問題。這些與會者將會對改善貧窮兒童的生活條件做出貢獻,但他們並不會在赫爾辛基開會期間生產牛奶或開發抗蟲害的農作物,雖然這些都跟會議的主題高度相關,但真實的行動會在其他時間、其他地方展開。(p.38, ”Into the heart of meetings”)
     

     這次的營隊也是一種會議,選擇了馬戲團作為主題,多多少少是想表達這個「虛構的舞台」這個概念,比較可惜的是,除了在一開始選擇識別證圖案分組時,有用到馬戲團這個主題,跟請了太陽馬戲團的陳星合來開場演講外,其他地方比較少著墨,如果能跟Mike所提出的這個「會議是一個舞台」的觀點有更多的結合,也許會帶動更多更深的啟發。

     Mike也指出,如果要讓會議更有效果,管理兩個世界的差距很重要,與會者通常會尋求兩個世界間的連結性,以及兩者的區別,並試圖找到其意義,會議設計師要能確保與會者可以找到些什麼!虛構的舞台上,什麼都可能發生,尤其是在一些禁忌性的、敏感的議題上,因為不會涉及實體的行動,所以更有機會找出不同尋常的意義,兩個世界間的距離愈大,與會者發展出對外部真實世界的新觀點、新洞見的機會就愈大,而這、不也正是會議主辦者所期待的嗎?(本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼)