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2017-03-31
【2017年文章分享】第五期電子報-專題報導

網路世代影響未來會議產業的大趨勢

 

 

面臨網路世代,許多人開始選擇利用網路來進行會議或自網路攫取大量資訊。在此一轉變下,會議産業在未來會有哪些改變?誰會是將來的與會者?他們的期待是什麼?舉辦商業活動業者該如何提供無可取代的價值?澳洲政府會議局適逢今年AIME展二十五周年慶,為針對過去二十五年的會議發展作一回顧與前瞻,特委託McCrindle研究機構進行一項未來25年會議大趨勢之研究報告(The Future of Business Meetings Industry Report)。兹將該報告之重點內容摘譯,以饗讀者。

一、未來的與會者
根據會議專家之觀察,未來會議的與會者將從傳統高階主管經理移轉到涵蓋層面較廣泛的員工,並注意到過去參加會議者多為資深的教授、科技業者或較年長的業界人士,惟企業已開始體認到指派未具技術背景、善於溝通以及值得激勵年青員工參加會議的價值。會議専家初期原擔心網路會議趨勢會帶來會議產業產值的下滑,但因網路會議同時激發了會議價值的提升,也提供與會者良好的交流平台,因此此次問卷調查中,86%的與會者相信面對面會議仍然持續十分重要。
由於與會者的年輕化,彼等擁有網路優勢的背景,勢必期盼會議活動更能整合運用網路科技;他們也希望看到綠色永續的會議環境;也願意看到更多體驗及交流互動的活動。會議專家亦指出,未來與會者更重視社會責任,據調查,約76%與會者期待舉辦的活動應更具社會責任的性質。
另因與會者參加的時間更減少,他們會參與較少的活動,亦即若是決定出席活動,他們期待的投資報酬率要更高,89%的回收問卷調查表顯示未來與會者將要求更多的學習與獲取知識的機會。

二、與會者期待更多的合作與交流及體驗性的學習
未來的與會者不再對坐著聽講來吸收新知感到滿足,他們希望有更多的參與與合作( collaborate)的機會。會議科技的出現,促使此種互動與合作變得容易。互動式的現場投票(live polling)已經成功的增進與會者的廣泛參與。會議專家認為過往會議僅是單向溝通,現在可以變成雙向溝通,讓與會者可即時提供意見回應與互動機會。據調查,43%的人表示理想的情況應有60%是坐著聽講以及要求有40%的互動交流時間。
會議專家認為會議產業仍將持續蓬勃發展,主要的原因是人們對於面對面接觸的期待,若每件事情都要靠科技虛擬情境,而欠缺人類彼此的接觸、眼神的交會,人們彼此連結的關係往往不會存在。
有一位專家指出,會議的社會層面亦是活動成功與否的三大支柱之一,另兩項支柱分別是節目內容及吸引人的目的地;如同前述,節目內容應較少涉及資訊的提供,而是較多彼此認識及互動;至於目的地重要的原因是可以提供吸引人的該地文化體驗,因此MICE産業必須規劃出對所有出席者不同的行程,不同的體驗,不單是一個會議,而是要有一個配套方案(Whole Package)。
一位會議專家表示,未來的會議不再祗要求集中在會議中心裡面進行,更需要在參加會議的同時,可以到更多的地方去參觀、去體驗各種活動。76%的問卷回覆,至盼能安排各種會議體驗以及帶來更多歡樂氣氛,此種不只是有此需要(nice to have),而確屬必要。

三、未來會議須提供與會者更高價值的專業投資
由於與會人士參加的時間更形壓縮,因此會議籌備單位需證明其會議可以提供具有價值的投資,讓員工能向其公司彰顯他的出席能達成預期的效果,能為公司帶來整體的效益,始能提升參加的意願。
與會者對活動體驗的客製化及個人化之期待甚高,他們希望能夠參與一些個別客製安排的活動,才會真正有意義。因此專家們認為會議的總時間減少,相對的,參加個別體驗的活動要有所增加。如此他們才能夠有更多的選擇與彈性去參觀體驗,最好是針對每一位與會者做個別安排。此一個人化安排可在報名過程中即依每個人的偏好來客製化安排節目;雖然碰到大規模的活動若要做個別安排的確有困難,但是如何去區隔與客製化,仍屬可行,也會具有效果。
出席者可能有意顧參加某些面對面的活動以及某些虛擬性的活動,因為若全部參與虛擬式的互動,他們無法認同相關的節目與彼等有所關聯,他們寧願去參與某些對他們息息相關的論壇分組,最好可以產生合作關係( collaborate),如此他們可以自參加會議中獲得一些有用的訊息,同時他們也可以自行發掘一些。
一位專家談目的地體驗時,提出公益旅遊(voluntourism )的概念,將實際經驗與會議活動結合在一起,與會者將其所學得之專業應用並回饋到當地社區,即係「半天會議,半天旅遊」之理念,譬如前往低度發展的社區進行牙科看診,此乃為年輕一代所期待的會議體驗。
回收問卷調查均印證以上與會者的各項期盼,涵括要有客製化安排、合作以及自行發掘解決的機會等。若將意見調查答復包含「極為重要」與「非常重要」的前五項節目安排,其期盼分別為:要有多場所(會議加上展覽)佔69%;某些為虛擬參與及某些為面對面會議(例如虛擬講者的參與)佔61%;TED型態的演講佔58%;小型活動佔54%;開放式的學習方式佔57%。
當今科技的進展,有助於增加會議的互動,以及改變會議互動方式與溝通體驗的模式。專家指出,其將澈底改變一切,包括個人化體驗、報名、與講者互動、投票等等,大家已經看到這些已開始廣泛使用,未來會更普及化。專家指出未來15年會顯著影響或重大影響活動產業的五種科技分別是:互聯網(Internet of things)佔77%; 現場意見的表達會立即影響演說者調整內容之科技(live information feed leading to instant presentation adaptation)佔77%;即時語言翻譯佔75%;擴張虛擬實境佔64%;互動的觸控式裝置佔68%。

四、下一代的場舘設計
下一代需要何種類型的場舘?答案是需要有彈性、容易交流、動線移動順暢之場館,而且三者宜皆備。產業專家表示,場舘建築需要澈底變更,以因應節目架構的改變及與會者的期待。過去40、50年代的設計理念無法再適用於當今的世代。專家建議開放式與彈性的空間是新會議設施所需要的特徴,開放式空間係確保一對一互動式交流得以進行,小型的會談容易安排。也許仍然需要大規模的大會議廳以及多個分組討論室,但分組討論室座位的安排必須完全不同,以方便交流;與會者希望有社群的互動與聯繫,因此場舘必須備有能進行私下商業會談的空間,因固然交流重要,但也需要可以洽談生意的地方,特別是在大型場館或是會議中心,如此更能吸引人們的出席。
若能將相關會議設施延伸至鄰近場館以外的地方更佳,好譲與會者可以有更多機會去認識、接觸與體驗目的地的文化特色;何況未來設施更新的週期(cycle of refreshing) 愈來愈短,因此未來勢需多做設施的更迭,若是設施多年未做改變,恐無法吸引人們再次重遊。
因此,會議場所的弾性極為重要,這些包括:開放式空間、可以調整的不同大小空間的會議室、便於交流與洽談的空間以及當地文化體驗場址等均是。

五、未來創新的機會
根據受訪者針對未來15年會議產業面臨的五大挑戰,分別是:與會者出席與參與時間的限縮佔73%,目的地成本的考量佔70%,旅行成本佔69%,社會政治事件的因素佔63%,財經政策的改變佔55%。
人們發現他們其實很難離開辦公室,這也是為何他們需要是一種個人化的會議,甚至是有預先安排個別會談者,如此會談結束即可隨時離開。
愈來愈高的成本負擔亦是另一項重大的挑戰。

對會議主辦單位而言,辦理會議須能吸引與會者的同時,也要設法控制成本,如此在舉辦活動成本上漲之情況下,亦達成成本的控制,始能提供合理的報名費,始能不至於虧損,這是主辦單位面臨的重要挑戰。
最後,社會經濟情勢的變化,輒常影響到會議產業的未來。政治環境變更,不衹衝擊到其本國人民赴國外旅行,亦影響到進入該國的旅遊,此等均造成全球旅遊與出席會議活動的不便。為牽就此一不方便,主辦者往往需將會議規模縮小;或分開在數個國家城市舉辦,以便容納更多的與會者參加。