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2016-12-15
【2016年文章分享】第十九期電子報-專題報導

會議專業公司(PCO)與目的地管理公司(DMC)密切合作創造雙贏

     辦理國際會議時,有關PCO與DMC的合作夥伴關係經常被提及,兩者之間如何合作會更有效率,或兩者之間合作可否創造附加價值,諸如此類的問題。凡欲在當前激烈競爭的環境下能在會議產業勝出,必然需要提供超乎顧客期盼的價值解決方案。因此對PCO而言,尤需與DMC攜手密切合作,始能達成提供客戶優良的會議服務,此為PCO必須努力達成該項合作夥伴關係的關鍵所在。本文爰針對前述相關課題,包括本地DMC與PCO之合作可否創造附加價值,PCO如何與DMC密切合作,以及顧客的期待等三個面向來作探討。

 

一、為何本地DMC公司可對PCO產生附加價值?

(1) 本地DMC最瞭解當地目的地情況
       一家有經驗的PCO知道如何在全球各地去辦理國際性會議活動,但倘能獲得本地專家DMC的強力支持,即能迅速地熟悉舉行會議目
       的地的各項特色,諸如吸引力,優勢與劣勢等,並有利於與當地機構的聯繫,當地的DMC可以提供這方面的資訊以及成為PCO在這
       方面的聯絡對象。
(2) 本地DMC明瞭當地的供應商
       DMC可以根據會議活動的規模與性質,協助PCO尋找最佳供應商,可以提供相關後勤支援之建議,更重要者,可以提供較佳的議價
       能力。
(3) 本地DMC明瞭當地風俗人情與傳統習慣
       因DMC較擁有本土的思維(local touch),對PCO欲聯繫當地主辦當局,欲明瞭其需求或進一步了解本地的風俗習慣,將是輕而易
       舉。
(4) 本地DMC可以避免時間與金錢上的浪費
       DMC可以根據PCO與客戶端特定的需求來挑選適合的供應商,以符合目標市場的服務,達成節約時間與金錢的目標。

 

二、遴選DMC之考量要件

挑選DMC必須依據其欲達成之目標來做下列方面的考量 :

(1) 遵照PCO送出之詳細需求建議書(Request For Proposal)。
       完全遵照DMC填復RFP之內容,意味著DMC已清楚所要求服務之水準,DMC提出的答復內容正確與否係評估DMC的第一個步驟。
(2) DMC過往辦理國際會議的經驗。
       正確的合作夥伴必須展現出彼等有經驗有能力來辦理一項國際會議。
(3) 掌握主辦城市及週邊環境的精確認知。
       遴選DMC勢必選擇其在主辦城市設有辦公室者,若有加入國際知名協會組織(例如IAPCO、ICCA、SITE等)成為會員,以及與當地會
       議局建立彼此信任關係者,更是會議專業與適宜夥伴的保證。
(4) 對會議最新資訊與科技的掌握。
       須清楚了解DMC對旅館與旅行線上定位系統及支付程序資訊科技的掌握程度如何。
(5) 挑選最佳的性價比(Best price /quality ratio。
       雖然報價高低相當重要,但此項需與提供之服務品質做綜合衡量。
(6) DMC對科技產業領域會議之知識與經驗。
       DMC不必然須具備此一條件,但若能擁有這方面的經驗,當有助於PCO挑選合宜合作夥伴的機會。

 

三、PCO對DMC的期望

(1) 與當地組織機構的良好互動關係
(2) 與市政府、公共運輸公司、旅遊局等均能密切聯繫,此因涉及安全、折扣、廣宣及資金往來,在舉行國際會議時往往至為關鍵。
(3) 成為PCO進行場址勘查的幫手
      PCO進行場勘時期待DMC的全力支持,特別是城市的生態,社會多功能層面的活動、旅館的場勘及美食的品嘗等項,旨在讓PCO及
      顧客體驗目的地特有文化。
(4) DMC能否提供場勘時部分免費的服務,此有利PCO控制預算支出,例如交通費用之開銷等。
(5) DMC提供過往國際會議的經驗與觀感,當有助於PCO在主辦城市會議資料及旅遊資訊的準備。
(6) DMC應該扮演PCO重要聯繫夥伴之角色,其一是展現雙方合作的良好行為準則(code of conduct),其二讓PCO能完全掌控服務內容
       與預算。蓋PCO必須瞭解客戶的要求標準與迫切需要之重點,再者其客戶也盼能有一家主要的聯繫窗口。
(7) DMC於提供需求建議書時對成本報價須透明化。預算問題係PCO與顧客間至為關心之項目,因之宜盡可能明確透明,此乃為雙方合
       作關係之基本要件。
(8) 遵守PCO訂下的財務合約之規範
(9) 協助推廣在此一城市舉行會議的各項廣宣活動,尤其當DMC在技術或科學領域熟稔時,能與PCO分享如何進行廣宣及人際網路,當
       甚具價值。
(10) 擁有與當地供應商強勢的議價能力,不僅有助於預算的節約,更重要者在於一旦問題發生時能迅即處理解決
(11) 充分明瞭PCO的需求,針對PCO的要求與欲達成的目標戳力達成。
(12) DMC隨時提報辦理進度,例如客房預訂、旅遊行程安排等。此意味著DMC對客戶服務能充分掌控,及有助於PCO作預算調整,以
          及向客戶報告相關進度。

 

四、DMC對PCO的期望

(1) PCO宜事先分享以前會議舉行的相關資訊或特性,俾DMC審慎規劃各項活動,例如特定供應商的選擇。
(2) DMC宜參與PCO與最終客戶間的各項會議,俾協助DMC充分了解客戶的需要,同時對PCO提供適切的支援。
(3) PCO宜明瞭DMC提出的各項預估服務預算,以避免雙方時間的浪費。
(4) PCO宜視DMC為合作夥伴,而不僅視為一供應商,蓋在彼此信任的氛圍下,始能達成雙贏成果,會議舉辦終了對顧客而言才能享受
       較佳的服務與滿意度。
(5) 讓DMC能迅即取得會議的各項進度,特別是報名人數、確認的贊助商等,俾利於DMC執行交付的各項任務。