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2016-11-15
【2016年文章分享】第十七期電子報-專題報導

會議科技發展趨勢與值得關注的幾個議題

【本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼】

不論是從臺灣過去數十年來的經濟發展脈絡、或是最近跟隨德國工業4.0倡議而推動的生產力4.0計畫,科技一直都在我國的社會、經濟發展上,扮演著引領趨勢的角色。
自許為服務業的火車頭產業,會展產業當然也不能自外於全球科技進展的趨勢;然而在台灣目前喊得震天嘎想的生產力4.0發展計畫中,卻似乎找不到會展產業的位置,科技發展究竟應該在會展產業裡扮演什麼樣的角色,或者說會展產業應該如何看待甚至適應這一波科技進展的趨勢呢?

 

會展協會在今年的一個關於會議產業發展趨勢的研究中,探討了德國、美國等會議產業較先進的國家,對會議產業長期發展趨勢的觀點,可發現各國的趨勢預測,有相當高的比例皆著眼於評估新科技在產業未來發展中的角色、以及所可能帶來的衝擊。在彙整該研究所提出的科技發展趨勢前,我們先看一下傳統產業觀點中,科技所扮演的角色,也許更可以經由對照,讓我們在思考此一議題的挑戰時,有更清晰的脈絡可循。
 

從G. Fenich在2012出版的教科書”Meeting, Exposition, Events, and Convention -An introduction to the industry”,以及PCMA(Professional Convention Management Association)在2009年所出版的 ”Meeting Management -Comprehensive strategies for meeting, convention and event”(CMP證照考試的建議參考書)等兩本完整介紹會議產業的著作中,科技所扮演的角色,都是類似會議籌辦的「工具箱」,所涵蓋的內容大致包含以下幾個主題:
1. 電腦軟體運用,文書處理、簡報、試算表等。
2. 網頁設計,行銷文宣發送、線上報名、公告等。
3. 設計軟體運用,場地佈置、視覺設計等。
4. 辨識設備,RFID裝置、觀眾回應設備(ARS)等。
5. 影音技術,展示、音響、遠距會議等。
6. 社群媒體運用,推廣、互動交流等。
7. 無線網路環境、行動裝置等。

 

從以上的應用範圍,可以看出科技在會議產業上所扮演的,是籌辦工具,目的在於使會議的行銷、後勤、流程能夠更有效率,對會議內容的影響很小也不是那麼直接。
接下來再看看,從幾個會議產業較發達的國家(主要是德、美、新等國)對會議產業未來趨勢研究中,所彙整出科技對產業影響的幾個值得我們繼續關注與探討的議題:

1. 新形式的資訊化技術將影響會議活動策劃
大部分的人幾乎可以在任何時地存取任何資訊,因此對會議的組織、內容、籌辦方式都會產生結構性的影響。雲端儲存、行動裝備、物聯網對於與會者資料存取、甚至交通安排方式都會產生影響。
2. 社群媒體以及智慧型裝置,將影響會議的知識傳播與社交活動
虛擬化技術的日漸成熟,加上社群媒體以及智慧型裝置的普及,對實體會議的知識傳播甚至社交功能都將造成衝擊,會議產業開始思考要如何因應這種變動;如講者利用虛擬設備可以不用實體出現達到幾乎一樣的互動效果。
3. 科技產生虛擬活動的聯結,使虛擬和現場活動界線將變得模糊
不同時間地點的群體,運用科技產生虛擬的聯結進行溝通與協作,在未來會議產業中會愈來愈重要,同時也使得會議的內容延續更長的時間。會前的導覽與研討、會後的持續討論都可在不受限於空間的虛擬空間中進行。
4. 會議的互動性形成更深的會議體驗
以更先進的人機介面,如語音、姿態辨識等,提升會議的互動性形成獨特體驗,成為未來會議的主流,甚至成為會議的關鍵成功因素。與會者很容易便可以透過具有先進人機界面的智慧型手持裝置、以及會議展示科技設備的互動,在會議上與講者和其他與會者更積極與密切的互動,形成更深的會議體驗。
5. 無線網路為基礎的會議環境,改變了目的地間的競爭準則
以無線網路為基礎的科技設施所促成的智慧型目的地,提供與會者無縫移動的體驗,將成為目的地競爭的重要準則,也會使得會議的舉辦有更多突破空間侷限的可能性,除了籌辦效率的提升外,更重要的是有助於提升會議活動的體驗。
6. 資訊與個人隱私的安全保證將是會議組織者的一項挑戰
資訊與個人隱私的安全保證,在科技高度運用下成為複雜且重大的挑戰,直接衝擊會議籌辦者。
從以上關於科技趨勢對會議產業影響的探討中,不難發現科技在會議產業所扮演的角色,已經從傳統觀點中科技是會議籌辦的「工具箱」(toolbox),移轉到科技是會議內容與體驗的「驅動者」(enabler);雖然會議籌辦上仍然需借重科技來提升行銷與運籌管理上的效率,但長期而言,科技對會議產業的本質所造成的影響卻也不容小覻!

 

本文提出會議科技後續值得探討與研究的議題(research agendas),希望能拋磚引玉,引起國內會議的產官學界能持續關注會議科技這個主題,並激發更多的討論與創意,期能創造臺灣會議產業更多的機會與競爭優勢。