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2016-11-02
【2016年文章分享】第十六期電子報-專題報導

【今年IMEX美洲展將會展安全列為展覽主題議題】

 

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一、IMEX America 今年特別強調會展安全的重要性

       IMEX America為目前美洲地區最具規模的會議及獎勵旅遊專業展,自2011年開始舉辦以來,今年為第六屆,展覽規模持也續擴大,參展者為各國會議局及旅遊局、會議中心、會展國際組織、會議顧問公司、獎勵旅遊業、航空公司、旅館及休閒中心等上千家參展業者,每年更吸引來自世界各地買主前來尋找最新的會議及獎勵旅遊商機。 根據主辦單位IMEX Group主席Ray Bloom表示,今年參展家數創新高,共有139個國家及3,250家參展廠商及推廣機構參展,較去年成長4.8%。估計有來自54個國家的3030位受邀買主蒞臨展場,總參予人數達一萬人以上。
由於近數年來,恐怖攻擊事件不斷發生,會議產業的安全議題在此次的IMEX展受到高度重視。IMEX America主辦單位特別邀請,美國政府國土安全部支持反恐培育有效科技辦公室(SAFTETY)主任Bruce Davidson 前來演講指出,美國政府與民間已共同推出會展安全防護方案(Meetings Safety and Security Initiative, EMSSI),旨在建立會展產業安全的標竿及指導原則,強化安全標準及明智的作業程序。EMSSI是朝政府與民間合作方式,連結民間與聯邦國土安全部的計畫,來使會議場所的安全達到「滴水不漏」的水準。

 

二、會展安全防護方案的源起

       有鑑於會展參加者的安全問題的重要性更甚於以往,會議產業應如何做好安全準備?是否有現行可以參用的指導原則,供場館、旅館及主辦單位作為提升安全的準備參用?
       在美國有關會展安全議題已有許多的專業人士與知名公司參與推動,以提升場館旅館的安全準備。一項展覽及會議安全防護方案已推出,旨在建立產業界加強安全防護準備及精準執行之指導原則與認知。EMSSI方案中規劃一項政府與民間如何攜手合作,以確使會議中心安全指導方針能與聯邦的安全計畫以及美國國土安全部安全法案辦公室做聯結合作。風險管理水準將在美國每一個會議中心都能配合訂定據以推動,其目標在支持強化這些會議安全的努力。
       據知,美國在發生紐約911恐怖攻擊後,國會即通過一項培育有效技術以支持反恐的法案(Support Anti-Terrorism by Fostering Effective Technology,簡稱SAFETY ACT),其目標在確保責任威脅(Threat of Liability)不至於阻礙製造商及銷售者來開發與展開部署反恐技術以及妨礙反恐技術的商業化,這些反恐技術可以提供技術開發供應商的責任及保護,來拯救人類的生命。
       國際會議相關組織,例如:國際展覽活動協會(IAEE)、國際場館經理人協會(IAVM)及展覽服務曁承包商協會(ESCA),業已針對會議中心安全及防護問題討論數月之久,其間對安全議題投入甚多的Keyway顧問公司,於今年6月間在國際會議專業人員協會(MPI)舉辦之全球教育大會中,向國際展覽協會(IAEE)執行長Eric Dubois提出上述安全理念,Dubois旋即邀集會展產界領袖針對Keyway公司的正式簡報以及國土安全部,聯邦調查局及中情局官員提出的意見,充分交流及集思廣益,並隨之擬訂出一份安全防護方案;而國際場館經理人協會(IAVM)對這份安全方案全力支持,並投入該協會諸多資源,配合國體安全部的「指示要領」(designation)全力推動此一方案計畫。另ESCA的執行長則根據產業界推出的第一個工作者ID系統(Worker ID system 簡稱WIS),配合提出產業安全推動的深度體驗。由此可知,這份安全方案歷經合民間團體與政府的充分合作,始能圓滿誕生。

 

三、EMSSI的主要策略與內容要項

       EMSSI的策略重點是確保指導原則及精準作業能被訂定出來,供產業界採用。這些指導原則將反映會議中心的管理風險之實際情況,包括會議中心空置的安全情況與進行會議展覽或一群人的聚集活動時的情況,兩者的管理風險應有很大的不同。EMSSI將提出會議中心不同的指導原則與精準作業,當沒有團體時的會議中心管理原則;另一種為有特定活動進行,需要活動經理人,或會議主辦人於辦理將特定活動時,須遵照會議中心安全法案的要領(Satery Act Designation)來辦理。
       EMSSI所頒訂的指導原則,首先僅適用於在美國的會議中心,未來安全法案要領將逐步擴大涵蓋所有規模的場館(1階、2階及3階場館),惟將不適用於不被產業認定為會議中心的旅館或其他場館。
至於何時可以取得這份精準作業與指導原則? EMSSI最終工作是開發一個「網路平台」(portal),透過這個平台來登載EMSSI的指導原則與精準作業,並提供會議中心管理團隊線上支援,以達成執行安全法法案及的指示要領。

 

四、規劃大型活動的安全祕訣

        另Pacific World公司全球執行長Selina Chavry 於IMEX會展中也提出規劃大型活動宜注意的安全祕訣,其包括(一)要面對各項不能大意的問題;(二)排定事先的訓練;(三)要有暢通溝通通道;(四)準備活動進行中事件發生的沙盤推演;(五)與當地政府主管當局密切配合;(六)建立明確的角色與責任。
       Chavry執行長另指出,建置一項危機管理清單的內容宜包括下列各項:
(一) 是否我們辦公室有專人可以溝通?有一個流程確保通報順暢?
(二) 是否我們蒐集有全部的事實(而非純屬臆測)?
(三) 是否我們有與主管當局有一工作關係,哪些主管機關有參與?
(四) 運輸公司在僱用前是否有先做安全清查?
(五) 是否參予重要來賓在旅程中提供追蹤?
(六) 若緊急事件發生,車輛駕駛人是否知曉事前規劃的疏散路線?
(七) 所有安全人員的角色與功能為何?

 

五、結語

       有鑑於我國各縣市亦常舉辦各項大型國際性活動與賽事,而在今日全球任何事件的發生均有可能的情況下,會展活動的安全防護乃為一項重要課題,我國宜早日未雨綢繆。美國民間與政府有關安全防護方案的推出與作法,頗值得有關單位密切留意及參考。