最新消息

2016-09-19
【2016年文章分享】第十二期電子報-專題報導

德國對未來會議產業的擘劃—Meetings and Conventions 2030

本文作者為協會監事、致理科技大學會展與活動產業研究中心主任范淼

    德國會議局(German Convention Bureau, GCB)在2014年的時候,提出了一份對未來會議產業的趨勢預測以及德國策略的研究報告: Meetings and Conventions 2030—A study of megatrends shaping our industry。雖然德國的政經社科各種條件與臺灣差異十分巨大,且在會展產業上一直是最先進的國家之一,其在會議產業上所取得的成就以及對未來的企圖,恐非臺灣能夠相提並論,然而德國人在這種攸關產業未來發展的研究上所展現的嚴謹與批判精神,不由得要讓人豎起大拇指按個讚,筆者以為,這是這份德國會議產業研究報告最值得我們深思效法之處。
   

    在德國會議局的主導下,這個研究共採用了專家訪談、德菲法、情境研討工作坊、以及線上問卷等調查方法,研究大約是在2013年初啟動,一直延續到2014年年中,值得一提的是,研究所訪談的專家涵蓋面很廣,不只是會議業界專家,還包括了政治、社會、經濟、以及科技等層面,一起協助擘化德國會議產業的未來。
這份研究報告,不含附錄共有84頁,非常值得推薦給關注全球會議產業發展、對臺灣會議產業有所期許的產官學界的朋友們詳讀。為了希望能拋磚引玉,引發關注甚至廣泛的討論,以下就先將這份報告所指出的會議大趨勢、以及德國人所提出的觀點與策略,做成一個對照表與大家分享。(對這份報告感興趣的朋友可以至以下網頁下載全文:http://www.gcb.de/en/meetings-and-conventions-2030:-a-study-of-megatrends-shaping-our-industry)

編號

趨勢

核心概念

調查結果

策略

1

全球化與國際化

跨文化技能

透過會議業務將解決人們因文化差異在相互連繫中所產生的問題,會議業務人員須多瞭解各國文化、喜好和生活方式之間的細微差異,並以多種語言去表達。

在全球化的挑戰及社會、技術與科學的快速變化下,會議活動將擔任經驗和知識交流的平臺。

針對多種語言方面,可透過技術設備的支援與應用,獲取跨文化知識,提升國際化能力。

2

極端現象

自然資源枯竭

會議產業受資源短缺、氣候變遷等因素影響,注重生態與永續性會議隨之成長。

自然資源面臨枯竭,導致物價上漲和全球環境負擔,影響會議產業發展,故一個永續性活動的認證標準會對會議產業產生關鍵作用。

3

城市化

(1)競爭力提升

(2)新的生活和工作形式

大城市將是全球化進程的聯絡點,國際會議多於城市舉辦。城市化可針對特定的團體,並制定具當地特色的旅遊,以增加競爭力。

高效的智能技術和網路基礎設施是作為城市面臨工作與生活需求的創新解決方案。

4

人口結構的改變

(1)女性化

(2)個體化

(3)社會高齡化變遷中的尊重和寬容的價值觀

高齡化與會者對會議舉辦地之無障礙設施須提高。

隨著愈來愈多的女性參與會議,女性單獨旅行的安全性及攜眷兒童的照顧,在參與會展規劃過程中,都須加以考慮。

安排會議過程中的食物和節慶的活動,須考量參與會議人員的多元化。

會議主題及靈活性將隨著女性參與旅遊會議的人數成長而調整。

處理高齡化策略上,須提供無障礙通道,以保持競爭力,同時會議產業應進行「年齡管理」及「多元化管理」,考慮到員工和團隊組合中的人才資質和支援,以提供符合年齡、特定文化技能或其他特殊的服務。

5

工作與生活中的技術

(1)新教育需求

(2)新能力要求

(3)道德問題

(4)虛擬化

     (5)資訊保護

新形式的知識轉移技術將影響會議活動策劃。如會議規劃者在現場活動中結合虛擬技術,且隨網路虛擬活動數量成長,虛擬和現場活動界線將變得模糊。

會議配備結合通訊技術和使用創新視覺化技術,如雲端計算、互聯網服務、全息技術的視覺化展示,並根據參與者的群組及功能,加入舞臺、燈光、音響技術,並在介紹及翻譯過程中提升互動性。

知識轉移上,透過如虛擬會議及大規模的線上開放課堂等來獲取知識。

6

永續發展

(1)環境標準

(2)新社會標準

(3)不帶色彩的透過互聯網展現現代需求

在選擇會議和地點上,永續發展係重要的品質因素和標準,為會議中心間競爭的關鍵。

永續發展是會議策劃的一個重要指導原則,影響各類領域,包括建築與場地的裝修、交通運輸、食品和娛樂等。永續發展不僅提高地區性的會議業務,會議單位也較偏好選擇在地的供應商,並邀請當地的與會者。

會議產業以綠色會議與永續發展為主軸,特別應注意供應商對生態破壞的負面影響。此外,針對臨時使用的建築物,以易拆除作為永續發展策略的一部分,且可提供讓與會者感受良好、符合健康需求的採光和自然通風。

7

未來的移動性

(1)靈活性需求

(2)能源需求提升

(3)成本上升

     (4)高齡化社會

未來的移動性為會議規劃的一個重要面向,以最小的生態足跡來獲取輕鬆且舒適的會議活動,因此,會議舉辦方應選擇方便活動的地點,並規劃「會議活動門票」,可使用於空運、路運等運輸工具。

會議產業市場領導者須具備一流基礎設施。特別是廣泛交通網絡、飯店、會議中心和活動場所,並運用多式聯結的交通系統,連結機場、鐵路及高速公路。

8

安全性

   資料安全

資訊安全、資料防護及私人空間將是會議組織者的一項挑戰。

從抵達至離開會議活動場所及移動過程中,相關技術和組織上的安全措施,須加以開發及使用,盡可能保護資訊安全。