Loading color scheme

如何催化創意超凡的國際會議 (下)

點擊數: 261

26個突發奇想的國際會議設計模式

12.辦理獨特的Unconvention會議—

加拿大活動科技公司Meetingmax已將會議中的破壞性創新發揮到極致。在其舉辦的年度會議Unconvention中,選定一會議主題,然後不斷變更會議場所,提供不同的體驗。在過去數年,Unconvention會議已探討許多的獨特主題以及多個場所,其中包括「深潛」(Diving Deeper)主題,特地選在水族館開會,大家搭渡輪並在碼頭岸邊餐廳用餐;另一主題「Raise the Bar」則安排與會者到健身中心教室及旋轉餐廳,增加與會者的趣味體驗。

 

13.創意性的思考(Think outside the box) —

Meetingmax總裁Teff Duncan續表示,我們相信讓那些傳統上不開放給與會者使用的場所,若能開放給與會者使用,必定可以激發創意。例如會議時雞尾酒吧檯通常是關閉的,但若能開放供會議討論的場所,應該是很理想的討論場所;在大學校園也是一樣,許多大學都有城市校區,可以成為分組討論的理想場所。

14.把禪修帶進會議中—

去年Meetingmax所辦理的年度會議Unconvention主題為「放鬆心境(Breathe easy」。在專題演講中,主持人帶領大家做五分鐘的團體靜坐活動。Duncan指出,那天他環視整個會議廳,相當驚訝的是所有與會者都參與靜坐活動,而且與會者的反應良好,都表示當天午餐後的演講並未出現疲憊或體力下降的情況。

15.穿插有趣的節目—

在Unconvention大會中第二天穿插椅子瑜珈(Chair yuga)的節目,與會者使用他的座椅當道具,去做不同的姿勢和身體延展。此一活動頗受與會者的好評,讓他們感到提神效果和參與感。Duncan表示,此兩項效果都與會議主題「放鬆心境」相契合,適合納入會議當中,供人們抖擻精神與享受參與的樂趣。

16.讓變化變成一種常態—

Meetingmax另一種改變會議的形式是上午與下午的會場都在不同的地方舉行。Duncan解釋,這種分開上下午的做法確實有助於讓參與者更具專注力,並有助於記住會議所要傳遞的內容。

17.讓與會者打成一片—

就較大型會議而言,需分成數個組,讓通常不相互合作的與會者有機會一起討論,並賦予每一分組任務,例如魔鬼代言人(Devil’s Advocate),此一人選項須確保將不同的意見代為表達;或將想法加以整合(Idea Builder),根據Abudi Consulting Group總經理暨Implementing Positive Organizational Change : A Strategic Project Management Approach一書的作者Gina Abud,i意見整合者宜負責將與會者所提各種想法納入,再提出該小組具體的建議與看法。

18.考慮場邊會議(sidbar) —

醫學編碼訓練認證協會(AAPC)處長David Blackmer指出,在大多數會議中,與會者的主動交流係屬重要任務,AAPC會議的場合都運用各種的創意方式來讓與會者增加互動。其中,場邊會議(side meeting)是一種有效的方式。AAPC在其會議中常舉辦專門小組的會議,讓代表全體與會者的看法能夠透過這種專們小組會議來聚焦。且經由大家相互論後,彼此更加熟悉,有助於會後聯繫,成為更要好的聯繫夥伴。

19.從全體大會分支出去的小型討論會—

AAPC主要係服務從事醫療帳戶管理的專業人員之協會組織,在AAPC主要的年度大會中,它卻繁衍出另一個會議,供總裁、執行長及高階醫療管理人的聚會,他們主要是參與討論一些彼此關心的議題,但在年度大會或在展示與餐敘的場合,他們也會出現。

20.充分運用手機APPs發揮意想不到的溝通效果—

手機APPs可以使會議溝通更有趣,你可以發送消息給與與會者,打聽附近有興趣的活動,若任何人想加入或在某一時點與與你見面,你可以用此方式隨機地與某些與會者充分溝通,如此有助於激發在不同活動上的與會者的溝通,以及感情上的鏈結。

21.把講台擺置於會場中央—

讓與會者眼睛一亮的方式是,把講台放在會場的中間。改變一整天會場的擺設,例如將硬椅與沙發混合在一起,甚至將布墊與枕墊混合擺設等。Seating Matters一書的作者暨任職年的組織發展顧問Dr. Paul Radde表示,無論使用何種擺設,重要的是確使你的演講能讓所有與會者看得到、聽得見。

22.納入不尋常的排座位方式—

讓參與者改變排座位的方式,可以從傳統的教室型,變成圓弧形繞著講者,Dr.Radde做以上建議。渠更進一步建議在中間休息時間結束後,要所有參與者更換座位,俾便在不同的座位上能認識更多與會者,以及增進彼此互動交流。

23.擺置花盆在觀眾席中—

當然這不是真正的綠色盆花那一種,想像在Saturday Night節目轉播中,安排劇組人員扮盆花在觀眾席上,來與主持人互動,增加趣味及對話效果,藉以娛樂觀眾,且不致流於單調。此一場景可以很容易移植到會議上,Dr.Radde表示,會議活動企劃者了解觀眾的特質,知道與會中哪一位可以是好的角色、扮演者、對話者以及他的立場。因講者若能與群眾中所熟知的參與者對話,將可為大家帶來不一樣的體驗效果。

24.高層經理人出面迎接與會者—

The Axelrod Group創辦人兼Let’s Stop Meeting Like This的共同作者Dick and Emily Axelrod指出,不要僅僅在會議中歡迎與會者的參加,其實可以做更多更好,讓與會者感到更溫馨,例如一家公司安排他們的資深領導人在入口處歡迎與會者或在辦理報到處歡迎他們。

25.誘發會中討論—

Axelrod建議,除了會議開始時的破冰外,宜於會中不斷鼓勵與會者彼此互動,鼓舞他們思考,是什麼使他們來參加此次會議?為何此次會議探討的題目對他們如此重要?以進一步激發他們參與討論的意願。

26.刺激自我發掘問題與解決問題—

宜揚棄過去的一個講者接續一個講者,Axelrod建議宜讓與會者親自發現問題的答案。在一教育會議上,參與者討論何者是最佳講師以及如何成為最佳講者?結論是他們認為最佳講師是能刺激與會者發現自己的答案,而不是告訴他們答案。