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如何催化創意超凡的國際會議

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26個突發奇想的國際會議設計模式

如何創造獨特的會議體驗是當前會議產業熱門的話題,如何使實體會議達到更加驚豔,提供與會者不一樣、永難忘懷的感受與滿足,將是會議策畫者宜思考的策略。於是破壞式創新(disruption)的會議內容設計會是將來會議產業需要展開的策略行動。

 

並非所有的破壞皆屬無意義(Not all disruptions are destructive),事實上某些破壞式做法可能協助會議脫離過往的墨守成規,破壞式作風可以注入一項驚奇元素,牽引及維繫與會者的關注與興致,做出變化性的的體驗。互動式學習公司Play With a Purpose總裁Sharon Fisher曾說:「破壞式創新是改變傳統教育,以符合21世紀的需求」,意即更加實用,更著重思考探索,更重視同儕交流及意見整合,更重要的是回味無窮。以下列舉某些可能達到破壞式創新的可行作法:

1.使會議更多互動與參與性—會議設計可以變得更有趣、更好玩,此為有效改變會議的創新方式。Fisher指出,會議的形式無須是坐著聽無止盡的演講或某種娛樂的形式,它可以用一種互動式、參與式來提升會議能量。

2.滲入音樂創造激情—Fisher表示在其保險客戶的會議中,她安排350人的與會者融入音樂的狂熱,每一位與會者發予一個可以發出聲音的音樂管子(musical tube),分別發出某一音符,然後結合Guitar Hero電子音樂遊戲,全體一起敲打音樂管子,合奏出優美的音樂。

3.鼓勵塗鴉—IMEX Group知識及活動主任Dale Hudson表示,在其辦理的IMEX America展的一項會議中,彼與Fisher共同合作成立一探索學習中心,並運用Play Room此一作法產生立即的成功,與會者藉此體驗互動式的教室,激發對某一主題的討論,並使用黏貼紙、塗鴉、實驗性的學習遊戲等來進行。

4.強調有創意性的設計—會議若能注入創意,將會更有生產力。根據CP lnc. & Creative Pearson表示,任何可以打破與會者會議的沉悶心情,而使彼等開心微笑,將有助於打破彼此的藩籬,產生意想不到的效果。

5.納入歡愉性的活動—Eventistry by Alecia公司執行長Alecia May指出,肚皮舞、瑜珈、呼拉圈等可以帶來微笑及提升能量,此等活動應考慮納入會議中。

6.加入懷舊遊戲—某些公司成功地運用早期年代的懷舊遊戲,放在會議活動裡。Creative Innovation Group執行長Julie Austin留意到,可以回到從前,尋找50年代、60年代或80年代的懷舊遊戲,例如Twister、Toss Across與Trouble等引人注目的遊戲,或許有助於與會者重溫舊夢,產生歡愉效果。

7.帶小象進入會場內—在一項協會議型會場,行銷行為心理學者Dr. Elliott Jaffa安排帶進一隻小象到會議堂供與會者餵食;以及僱請一位把戲魔術師表演,叫電鋸魔術,此一突發性安排提升與會者的新鮮感與興致。

8.帶來驚訝的點子—不論是討喜的或戲劇的點子,都屬於一種創意的突發奇想。Jaffa在一討論會上讀稿時特地安排一位旅館員工忽然上台遞上一紙條,他煞有其事地宣讀:「有誰在今早使用代客泊車?」,當很多人舉起手時,又說旅館管理部要向大家致歉,因為他們不知道這些代客泊車的車主是誰,此一戲謔性的安排,當場嚇壞那些使用代客泊車者,事後贏得大家會心的一笑。

9.改變咖啡休息時間更加活潑—Fisher表示在咖啡休息時段更需要注入新奇的點子。據研究顯示約40—50的與會者是屬於內向的一群,但多數的會議是針對外向者而設計的,你絕對不會聽到內向者說咖啡時間是我參加會議最喜歡的時段,他們通常在休息時間掏出手機滑動手機。因此,Fisher建議宜針對那些內向者設計一些有趣的活動,以鼓勵他們可以多互動交流。

10.加入歡樂及遊戲—在咖啡休息時段及全部的會議節目中,安排一些遊戲項目,藉遊戲累積點數,以鼓勵人們交流活動。

11.給予內向者更多時間進行腦力激盪—宜顧慮到內向者的需求,不僅是在咖啡時段,而是整體的會議期間。他們可能需要對所提的問題更多思考時間,而不是像外向者可以迅即提供問題的答案,同時,若能挪出時段給他們來表達追蹤意見尤佳,例如經由互動式機台(kiosk)或白板。

12.辦理獨特的Unconvention會議—加拿大活動科技公司Meetingmax已將會議中的破壞性創新發揮到極致。在其舉辦的年度會議Unconvention中,選定一會議主題,然後不斷變更會議場所,提供不同的體驗。在過去數年,Unconvention會議已探討許多的獨特主題以及多個場所,其中包括「深潛」(Diving Deeper)主題,特地選在水族館開會,大家搭渡輪並在碼頭岸邊餐廳用餐;另一主題「Raise the Bar」則安排與會者到健身中心教室及旋轉餐廳,增加與會者的趣味體驗。

(下期待續)